Actueel › Tips › Betalen met de kaart ›
Betalen met de kaart 11-08-2010
U en/of uw medewerkers rijden in een auto van de zaak. De bolide is regelmatig dorstig en er moet getankt worden. Ook moet er regelmatig geparkeerd worden. Meestal schiet u of uw medewerker deze kosten voor en middels een declaratie worden deze achteraf vergoed. Indien de betaling van de kosten door uzelf of uw medewerkers contant plaats vindt, kan er door de fiscus niet worden gecontroleerd, dat het werkelijk zakelijke kosten zijn. U of uw medewerkers kunnen namelijk ook bij tankstations bonnetjes verzamelen van andere autobezitters en die als zakelijke kosten declareren.
Ja, de belastingambtenaren zijn achterdochtig. Dat zal mede komen omdat ze door de tijd al aardig wat staaltjes van list en bedrog zijn tegengekomen. Daarom moet een controlerende medewerker van de Belastingdienst kunnen zien, dat de kosten inderdaad door uzelf of door uw medewerker zijn betaald. Het makkelijkst is dat door met tankpassen te werken voor de benzine en met SMS-parkeren voor de parkeerkosten. Maar als dat nog niet operationeel is, blijft de PIN-pas en de creditcard over. Op de (dag)afschriften kun je zien dat de kosten echt door de betreffende persoon zijn betaald. Uiteraard kun je dan nog niet zien dat het voor de desbetreffende zakenauto is geweest, maar dat wordt vooralsnog op de koop toegenomen. Dus: geen contante benzine- of parkeerkosten meer, alles met de kaart of met een factuur!
Nog even als toegift: als u een medewerker heeft die geen zakenauto heeft, maar zijn eigen auto gebruikt om zakelijk mee te rijden, dan vergoedt u waarschijnlijk 19 cent per kilometer, belastingvrij. In die 19 cent wordt geacht alle kosten te zijn begrepen, dus ook parkeerkosten, tolgeld, veergeld en het wassen en poetsen van de auto. U kunt dus niet belastingvrij dergelijke kosten vergoeden, bovenop de 19 cent. Als u dat toch doet, is het netto loon dat via de salarisstrook verwerkt moet worden.
