Actueel › Tips › Onkostenvergoeding ›
Onkostenvergoeding 25-02-2009
Vaste kostenvergoeding onbelast houden
Geeft u uw medewerkers een vaste kostenvergoeding? Dan is het verstandig om deze te specificeren naar aard en omvang en eens in de zoveel tijd een steekproef te houden.
Een onbelaste kostenvergoeding is vaak een mooi onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. Het is alleen niet de bedoeling dat de belastingdienst hier een streep door haalt bij een looncontrole. Gevolg daarvan is namelijk dat (een deel van) de kostenvergoedingen van de afgelopen 5 jaar alsnog belast worden. En dat is een kostbare zaak.
Daarom even de spelregels op een rijtje:
- De vergoeding moet in redelijke verhouding staan tot het doel waarvoor deze is toegekend
- De kosten moeten daadwerkelijk gemaakt zijn
- De vergoeding moet naar kostensoorten én per kostensoort naar omvang worden gespecificeerd.
Met dit laatste punt wordt bedoeld dat u een overzicht beschikbaar heeft welke kostenvergoeding bij welke functiegroep (bijvoorbeeld productiemedewerkers, vertegenwoordigers, administratie, directieleden, etc) hoort en hoe deze kostenvergoeding uitgesplitst is.
Voorbeelden van kosten die onder een vaste onbelaste kostenvergoeding kunnen vallen zijn:
- kosten verbonden aan de auto van de zaak (kosten van de wasserette, tol en parkeerkosten, kleine aanschaffingen; verkeersboetes vallen hier nadrukkelijk niet onder);
- telefoon;
- zakelijke lunches en diners;
- contributies/lidmaatschappen (vakbond of beroepsorganisatie);
- literatuur (vaktijdschriften, boeken).
- representatiekosten (uitgaven in de sfeer van geboortes, recepties etc.);
- relatiegeschenken;
- kantoorbenodigdheden (kleine artikelen zoals pen en papier, rekenmachine etc.);
- kleine kosten onderweg (kopje koffie/broodje etc.);
De kosten die onder de vaste kostenvergoeding vallen mogen niet daarnaast ook gedeclareerd worden.
Om een discussie met de belastingdienst over de geldigheid van de kostenvergoeding te voorkomen is het goed om elke drie jaar een steekproef uit te voeren. Vraag enkele werknemers voor drie maanden de gemaakte kosten bij te houden en de bonnen te bewaren. Zorg er hierbij voor dat uit de verschillende functiegroepen steeds een paar man/vrouw meedoen.
